Exército Brasileiro - Comando da 1° Regiăo Militar

O Exército Brasileiro - Comando da 1ª Região Militar - Comando do 1º RM, sediado na cidade do Rio de Janeiro, é uma Instituição Militar datada de 1891.

Nestes 116 anos, o Comando da 1ª Região Militar vem acumulando um alto volume de documentos no arquivo da Seção de Inativos e Pensionistas SIP/1, estimados em 8.900.000 páginas, sendo estas de variados tamanhos, tipos de papel, tempo de armazenamento e qualidade de impressão.

A solução para a gestão deste arquivo aconteceu, partindo-se para a adoção de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED, visando obter os seguintes benefícios:

Permitir a recuperação após desastres, como incêndios;

Redução de custos com fotocópias;

Alta produtividade na localização de documentos;

Disponibilidade instantânea de documentos;

Redução de fraudes no sistema previdenciário;

Gerenciamento automatizado de processos;

Grande melhoria no processo de tomada de decisões;

Aproveitamento do espaço físico;

Evitar extravio e falsificação de documentos;

Integração com outros sistemas e tecnologias;

Aproveitamento da base de informática já instalada;

Melhor atendimento ao cliente;

Além do GED, foi requisitado ao fornecedor o treinamento da equipe interna  para a higienização, preparação, digitalização e indexação do legado, treinamento do software e operação assistida, bem como o fornecimento do equipamento necessário para a operacionalização do projeto.

O software para gestão de documentos deveria permitir, ainda, a gestão de todo o acervo físico dos documentos, permitindo o controle de pedidos de resgate e devolução de documentos, quem requisitou quais documentos e em qual período, quais os profissionais que estao de posse dos documentos e quais os documentos que estão sob guarda.

A Murah Technologies, empresa vencedora, atuou desde o início do processo com profissionais extremamente especializados como Arquivistas graduados em Arquivologia, Analista de Negócios e Processos e Analistas de Requisitos graduados em Ciencia da Computaçao e áreas afins.

Para garantir a efetiva transferencia do conhecimento e atingir o sucesso do projeto, o Comando da 1ª Região Militar recebeu um manual personalizado, cujo contexto busca detalhar todas as etapas de um processo de Gestão Documental, para que ele possa caminhar sozinho.

O projeto demandou dois meses de trabalho, tempo adequado para a preparação do Manual, implantação dos equipamentos e o software de GED, treinamento dos usuários e operação assistida para apoio inicial. A estimativa é que centenas de usuários venham a usufruir do sistema, entre militares e civis.

Sao estimados 8,9 milhões de páginas em 1.000 Gigabytes (ou 1 Terabyte) armazenados.

O software utilizado para a sistematização deste processo de negócio foi o ConteXpress, um sistema 100% nacional, desenvolvido pela Murah Technologies, empresa brasileira especializada em soluções de Gestão de Auditoria e GED / ECM / Workflow.